Software entwickeln lassen: Kosten realistisch kalkulieren
Kurz gesagt
Die Kosten ergeben sich aus Aufwand mal Stundensatz. Freie Softwareentwickler in Deutschland verlangen im Median rund 90 Euro netto pro Stunde (freelancermap, September 2026), Agenturen meist mehr. Ein einfaches internes Tool mit 300 Stunden liegt damit bei etwa 27.000 Euro, eine Fachanwendung mit Schnittstellen schnell im sechsstelligen Bereich. Wartung und Weiterentwicklung kommen über die Laufzeit hinzu.
Wer drei Angebote für dieselbe Software einholt, bekommt oft drei Zahlen, die um den Faktor drei auseinanderliegen. Das liegt selten daran, dass einer abzocken will. Meistens haben die Anbieter drei verschiedene Projekte kalkuliert, weil die Anfrage Raum für Interpretation ließ.
Die Grundformel ist simpel: Aufwand in Stunden mal Stundensatz, plus Betrieb über die Laufzeit. Schwierig wird es bei beiden Faktoren. Der Aufwand ist zu Projektbeginn unsicher, und der Betrieb wird fast immer vergessen.
Was kostet eine Entwicklerstunde 2026?
Die aktuellste belastbare Zahl für den deutschsprachigen Raum liefert freelancermap. Die Plattform hat im September 2026 die Profile von 2.337 freien Softwareentwicklern ausgewertet. Der Median liegt bei 90 Euro netto pro Stunde. Die mittlere Hälfte verlangt zwischen 80 und 100 Euro. Auffällig: Die Programmiersprache macht kaum einen Unterschied, fast alle 40 untersuchten Technologien liegen zwischen 85 und 90 Euro.
Quelle: freelancermap, Auswertung von 2.337 Profilen, September 2026 (geforderte Sätze, netto)
Zwei Einschränkungen gehören dazu. Es sind geforderte Sätze aus Profilen, keine tatsächlich abgerechneten Honorare. Und Agenturen oder Studios rechnen in der Regel höher, weil Projektleitung, Qualitätssicherung, Urlaubsvertretung und das Ausfallrisiko im Satz stecken. Dafür bekommst du ein Team statt einer Einzelperson. Ob sich das lohnt, hängt vor allem davon ab, wie viel Koordination du selbst übernehmen kannst.
Rechenbeispiele für drei Projektgrößen
Die folgende Tabelle rechnet mit dem Median von 90 Euro. Die Stundenansätze sind Annahmen für die Rechnung, keine Marktwerte. Sie zeigen, wie schnell sich Funktionen summieren.
| Projekt | Annahme Aufwand | Kosten bei 90 €/h |
|---|---|---|
| Internes Tool: Formular, Freigabe, Export, ein Login | 300 h | 27.000 € |
| Kundenportal: Rollen, Dokumente, Zahlungsanbindung, E-Mail | 900 h | 81.000 € |
| Fachanwendung: ERP-Schnittstelle, Datenmigration, Mobil-App | 2.200 h | 198.000 € |
Was treibt die Stunden? Selten die sichtbaren Masken. Teuer sind Schnittstellen zu Altsystemen, Datenmigration, Rollen- und Rechtemodelle, mehrere Plattformen und alles, was mit Sicherheit und Datenschutz zu tun hat. Eine App für iOS und Android zusätzlich zur Web-Anwendung kann den Aufwand für die Oberfläche fast verdoppeln, je nach Technologie.
Wer es genauer wissen will, braucht eine Schätzung auf Basis konkreter Anforderungen. Wie das geht, beschreibt der Beitrag zur Aufwandsschätzung in Softwareprojekten.
Der vergessene Posten: Betrieb und Weiterentwicklung
Hier liegt der größte Kalkulationsfehler. Robert Glass hat in „Facts and Fallacies of Software Engineering“ zusammengetragen, dass Wartung 40 bis 80 Prozent der gesamten Softwarekosten ausmacht, im Mittel 60 Prozent. Und etwa 60 Prozent davon entfallen nicht auf Fehlerbehebung, sondern auf Erweiterungen. Software, die genutzt wird, wächst.
Rechnet man mit dem Mittelwert, ist die Erstentwicklung nur etwa 40 Prozent dessen, was die Software über ihre Lebensdauer kostet.
- Erstentwicklung (900 h × 90 €)
- 81.000 €
- Anteil an Lebenszykluskosten
- 40 %
- Wartung und Weiterentwicklung (60 %)
- 121.500 €
- Lebenszykluskosten gesamt
- 202.500 €
Hochrechnung mit dem Mittelwert nach Glass (Wartung 60 % der Lebenszykluskosten). Eine Orientierung, keine Prognose.
Diese Zahl erschreckt viele. Sie ist aber realistischer als ein Budget, das mit dem Go-live endet. Zum Betrieb gehören Hosting und Sicherheitsupdates für Bibliotheken und Frameworks. Hinzu kommen Anpassungen an neue Browser- und Betriebssystemversionen, Monitoring, Backups und der Support für Nutzer.
Die internen Kosten, die in keinem Angebot stehen
Ein Posten fehlt in jeder Kalkulation eines Dienstleisters: die Zeit deiner eigenen Leute. Jemand muss Fragen beantworten, Zwischenstände prüfen, Testdaten bereitstellen und am Ende abnehmen. Bei agiler Zusammenarbeit ist das eine feste Rolle, der Product Owner, und die ist kein Nebenjob für Freitagnachmittag.
Wie viel Zeit das ist, hängt vom Projekt ab. Als grobe Planungsgröße hilft eine einfache Frage: Wer beantwortet fachliche Rückfragen innerhalb von 24 Stunden, und wie viele Stunden pro Woche hat diese Person dafür frei? Lautet die Antwort „niemand“ oder „zwei Stunden“, wird das Projekt teurer, weil das Entwicklungsteam wartet oder auf Annahmen baut, die später korrigiert werden müssen.
Dazu kommen Lizenzen für Drittanbieter, etwa Kartendienste, E-Mail-Versand oder Zahlungsanbieter, die nach Nutzung abrechnen. Sie sind einzeln klein. Über fünf Jahre summieren sie sich.
Puffer: wie viel und wo?
Ein Budget ohne Reserve ist eine Wette. Wie groß die Reserve sein sollte, hängt davon ab, wie weit die Anforderungen geklärt sind. Steve McConnell zeigt mit dem Kegel der Unsicherheit, dass Schätzungen in der Konzeptphase um den Faktor vier danebenliegen können, nach abgeschlossener Anforderungsklärung immer noch um minus ein Drittel bis plus 50 Prozent.
Für ein gut spezifiziertes Projekt sind 15 bis 25 Prozent Reserve ein vernünftiger Startwert. Wichtig ist, die Reserve sichtbar als eigene Zeile zu führen und nicht in die Einzelpositionen zu verstecken. Sonst wird sie still verbraucht, und niemand merkt, wann es eng wird.
Eine Alternative zum großen Puffer ist ein harter Schnitt im Umfang. Wer die Muss-Anforderungen auf 60 Prozent des Budgets begrenzt, wie bei der MoSCoW-Priorisierung empfohlen, hat die Reserve in Form verschiebbarer Funktionen eingebaut.
Kostenvoranschlag: was das BGB dazu sagt
Wird Software im Werkvertrag erstellt und hat der Anbieter einen Kostenanschlag abgegeben, ohne dessen Richtigkeit zu garantieren, greift § 649 BGB. Zeichnet sich eine wesentliche Überschreitung ab, muss der Unternehmer dich unverzüglich informieren. Kündigst du deshalb, steht ihm nur eine Vergütung für die bisher geleistete Arbeit nach § 645 BGB zu.
Was „wesentlich“ bedeutet, regelt das Gesetz nicht. Deshalb lohnt es sich, im Vertrag eine konkrete Schwelle zu vereinbaren, etwa: „Bei absehbarer Überschreitung um mehr als 10 Prozent informiert der Auftragnehmer schriftlich mit Begründung und neuer Schätzung.“
Welches Vertragsmodell zu deinem Projekt passt, steht im Vergleich Festpreis oder Time and Material.
So werden Angebote vergleichbar
Drei Maßnahmen machen aus drei unvergleichbaren Zahlen eine echte Entscheidungsgrundlage:
- Ein Lastenheft mit klarer Gliederung, das Schnittstellen, Datenmigration und nicht-funktionale Anforderungen ausdrücklich nennt.
- Die Bitte, Angebote nach denselben Arbeitspaketen aufzuschlüsseln, inklusive Projektleitung und Tests, auch für das Deployment.
- Die Frage nach den Annahmen: Was hat der Anbieter angenommen, wo das Lastenheft schweigt?
Die dritte Frage ist die aufschlussreichste. Ein Anbieter, der seine Annahmen offenlegt, hat sich mit dem Projekt beschäftigt. Einer, der nur eine Summe nennt, vielleicht nicht.
Wer die Kosten vor der Ausschreibung mit einem technischen Gegenüber durchgehen will, kann das in einer kostenlosen Erstberatung bei einem Studio für individuelle Softwareentwicklung tun.
Nächster Schritt: Schreib für dein Projekt drei Zahlen auf. Entwicklungsbudget, Jahresbudget für Betrieb und Weiterentwicklung, und die Summe über fünf Jahre. Wenn nur die erste Zahl feststeht, ist die Kalkulation unvollständig.
Häufige Fragen
Ist ein Festpreis günstiger als Abrechnung nach Aufwand?
Selten. Bei einem Festpreis trägt der Anbieter das Risiko und kalkuliert dafür einen Aufschlag ein. Günstiger wird es nur, wenn der Umfang wirklich stabil ist und der Anbieter sich verschätzt hat, was für beide Seiten kein gesundes Modell ist.
Wie viel Budget sollte ich für Wartung einplanen?
Robert Glass beziffert den Anteil von Wartung und Weiterentwicklung an den gesamten Lebenszykluskosten von Software auf 40 bis 80 Prozent, im Mittel 60 Prozent. Plane also nicht nur die Entwicklung, sondern ein laufendes Jahresbudget für Updates, Sicherheit und neue Funktionen.
Warum unterscheiden sich Angebote so stark?
Weil jeder Anbieter ein anderes Projekt im Kopf hat, solange kein präzises Lastenheft existiert. Unterschiedliche Annahmen zu Schnittstellen, Datenmigration und Tests erklären oft Faktor zwei bis drei zwischen Angeboten.
Kann ich mit No-Code Kosten sparen?
Für einfache interne Abläufe ja. Sobald individuelle Logik, viele Nutzer oder anspruchsvolle Schnittstellen dazukommen, steigen Lizenzkosten und Umgehungslösungen schnell. Rechne dann die Lizenzkosten über fünf Jahre gegen eine eigene Entwicklung.
