Festpreis oder Time and Material: welches Modell passt?

Ein Festpreis fühlt sich sicher an. Die Zahl steht im Vertrag, mehr wird es nicht. So zumindest die Hoffnung. In der Praxis wird ein Festpreis oft genau dann teuer, wenn sich während des Projekts herausstellt, dass etwas anders gebraucht wird als beschrieben. Dann beginnt die Verhandlung über Änderungen, und jede kostet extra.

Time and Material, also Abrechnung nach Aufwand, wirkt dagegen wie ein Blankoscheck. Auch das stimmt nur halb. Mit den richtigen Leitplanken ist es oft das ehrlichere Modell.

Was rechtlich dahintersteckt

Im deutschen Recht hängt die Unterscheidung nicht am Preismodell, sondern an der Frage, was geschuldet ist. Beim Werkvertrag nach § 631 BGB schuldet der Unternehmer einen Erfolg, zum Beispiel eine Software, die festgelegte Anforderungen erfüllt. Beim Dienstvertrag nach § 611 BGB schuldet er eine Tätigkeit, also die Arbeitszeit qualifizierter Leute, nicht das Ergebnis.

Festpreisprojekte sind fast immer Werkverträge. Abrechnung nach Aufwand kann beides sein. Wer nach Stunden zahlt, aber trotzdem eine fertige Software mit Abnahme erwartet, sollte das im Vertrag ausdrücklich regeln.

Daraus folgen sehr unterschiedliche Rechte:

Kriterium	Festpreis (Werkvertrag)	Time and Material
Geschuldet	Ergebnis	Tätigkeit, oft ohne Erfolgsgarantie
Kostenrisiko trägt	Anbieter	Auftraggeber
Risikoaufschlag im Preis
Änderungen während des Projekts	nur per Change Request	jederzeit, kostet Zeit
Abnahme nach § 640 BGB		nur wenn vereinbart
Aufwand für Spezifikation vorab	hoch	gering bis mittel
Gut bei	stabilem, klarem Umfang	unklarem oder wachsendem Umfang

Warum der Festpreis meist teurer ist

Ein seriöser Anbieter kalkuliert einen Festpreis nicht auf Basis der wahrscheinlichsten Schätzung, sondern deutlich darüber. Er muss es tun, weil er das Risiko trägt. Ein Rechenbeispiel zeigt das Prinzip.

Erwartungswert

62,3 PT = 44.856 €

90-%-Wert als Kalkulationsbasis

71,9 PT = 51.768 €

Aufschlag für Spezifikationslücken (angenommen 10 %)

5.177 €

Festpreisangebot

56.945 €

Schätzung aus dem PERT-Beispiel im Beitrag zur Aufwandsschätzung, Tagessatz 720 € (90 €/h × 8 h). Der Risikoaufschlag ist eine Annahme zur Veranschaulichung.

Läuft das Projekt normal, zahlst du beim Festpreis rund 12.000 Euro mehr als bei Abrechnung nach Aufwand. Läuft es schlecht, sparst du. Das ist eine Versicherungsprämie, und wie bei jeder Versicherung lohnt sie sich nur, wenn das versicherte Risiko real ist und du es selbst nicht tragen kannst.

Dazu kommt ein weniger sichtbarer Effekt. Beim Festpreis hat der Anbieter ein Interesse daran, den Umfang eng auszulegen. Jede Unklarheit im Lastenheft wird zum möglichen Change Request. Das ist nicht unredlich, sondern die Logik des Modells.

Wann Time and Material die bessere Wahl ist

Abrechnung nach Aufwand passt, wenn du selbst noch lernst, was das Produkt können muss. Das gilt für neue Produkte, für Projekte mit vielen Nutzertests und für alles, wo der Markt die Anforderungen mitschreibt. Agile Vorgehensweisen sind dafür gebaut. Was Scrum gegenüber klassischer Planung leistet, steht im Vergleich Agil vs. Wasserfall.

Ohne Leitplanken wird es allerdings tatsächlich zum Blankoscheck. Diese vier gehören in jeden Vertrag:

1. Budgetobergrenze mit schriftlicher Warnung bei 80 Prozent Verbrauch.
2. Transparente Zeiterfassung pro Aufgabe, wöchentlich einsehbar.
3. Kurze Zyklen von zwei bis vier Wochen mit lauffähigem Zwischenstand.
4. Ein Kündigungsrecht zum Ende jedes Zyklus, ohne Strafzahlung.

Mit diesen Regeln kannst du jederzeit aussteigen, wenn der Fortschritt nicht stimmt. Das ist eine Art von Sicherheit, die ein Festpreis nicht bietet.

Ein Punkt verdient Vorsicht: Werden externe Entwickler nach Stunden bezahlt, sitzen fest im eigenen Team und bekommen Weisungen wie Angestellte, kann das in Richtung verdeckter Arbeitnehmerüberlassung oder Scheinselbstständigkeit gehen. Bei längeren Einsätzen einzelner Freelancer lohnt sich hier eine kurze rechtliche Prüfung.

Mischmodelle, die in der Praxis funktionieren

Zwischen den Extremen gibt es Varianten, die die Stärken verbinden.

Festpreis pro Phase

Erst ein kleiner, abrechenbarer Auftrag für Konzept und Prototyp, danach ein Angebot für die Umsetzung auf Basis dessen, was man gelernt hat. Der erste Auftrag senkt die Unsicherheit, bevor der große Betrag fließt.

Fester Rahmen, variabler Umfang

Budget und Laufzeit sind fix. Die Muss-Anforderungen sind verbindlich, Soll und Kann werden umgesetzt, solange das Budget reicht. Das funktioniert nur mit einer sauberen MoSCoW-Priorisierung.

Aufwand mit Bonus-Malus

Abrechnung nach Stunden, aber ein Teil des Honorars hängt an vereinbarten Ergebnissen oder Terminen. Das teilt das Risiko, ist aber aufwendiger zu verhandeln.

Kündigung und Kostenüberschreitung

Zwei Paragrafen sollte jeder kennen, der einen Werkvertrag über Software abschließt. Nach § 648 BGB kann der Besteller jederzeit vor Fertigstellung kündigen. Der Unternehmer behält seinen Vergütungsanspruch, muss sich aber ersparte Aufwendungen anrechnen lassen. Für den noch nicht erbrachten Teil wird vermutet, dass ihm fünf Prozent zustehen.

Und § 649 BGB regelt den Kostenanschlag ohne Garantie: Zeichnet sich eine wesentliche Überschreitung ab, muss der Anbieter dich unverzüglich informieren, und du kannst kündigen. Was das für die Budgetplanung bedeutet, steht im Beitrag zu den Kosten der Softwareentwicklung.

Diese Übersicht ersetzt keine Vertragsprüfung. Bei Projekten im sechsstelligen Bereich lohnt sich der Blick einer Fachanwältin für IT-Recht.

Was in jeden Vertrag gehört, egal welches Modell

Manche Punkte werden bei der Diskussion um das Preismodell gern übersehen, obwohl sie später mehr Ärger machen als der Preis selbst.

• Nutzungsrechte am Code: Software ist nach §§ 69a ff. UrhG urheberrechtlich geschützt. Ohne ausdrückliche Regelung hast du womöglich weniger Rechte am Ergebnis, als du denkst. Vereinbare, welche Rechte du bekommst und ob der Quellcode übergeben wird.
• Ein Verfahren für Änderungswünsche: Wer darf sie stellen, wie werden sie bewertet, wer gibt frei? Ein Muster dafür steht im Beitrag zum Change Request im Projekt.
• Abnahmekriterien und Testablauf, auch bei Abrechnung nach Aufwand, wenn am Ende ein lauffähiges System stehen soll.
• Dokumentation und Übergabe: Zugangsdaten, Deployment-Anleitung, Architekturskizze. Ohne sie bist du an den Anbieter gebunden, ob du willst oder nicht.

Der letzte Punkt entscheidet, ob du später den Dienstleister wechseln kannst. Er kostet beim Vertragsschluss wenig und beim Fehlen sehr viel.

Eine einfache Entscheidungshilfe

Beantworte drei Fragen mit Ja oder Nein:

• Kannst du heute ein Lastenheft schreiben, das sich in sechs Monaten kaum ändern wird?
• Ist das Projekt eher Nachbau eines bekannten Prozesses als Erfindung eines neuen Produkts?
• Hast du intern niemanden, der wöchentlich Zeit für fachliche Entscheidungen hat?

Dreimal Ja spricht für einen Festpreis. Überwiegend Nein spricht für Time and Material mit Leitplanken oder ein Mischmodell.

Wer das Vertragsmodell mit einem Entwicklungspartner diskutieren will, kann sich bei OnlineBuilders ansehen, wie dort Partnerprojekte strukturiert werden, und das als Vergleich für eigene Verhandlungen nutzen.

Nächster Schritt: Nimm das letzte Angebot, das du bekommen hast, und frag den Anbieter, welche Schätzung und welcher Risikoaufschlag im Preis stecken. Die Antwort zeigt dir, ob ein Festpreis dort wirklich günstiger ist.

Häufige Fragen

Ist ein Festpreis automatisch ein Werkvertrag?

Nicht automatisch, aber meist. Entscheidend ist, ob ein bestimmter Erfolg geschuldet ist, etwa eine lauffähige Software mit definierten Funktionen. Dann gelten die Regeln des Werkvertrags mit Abnahme und Mängelrechten.

Kann ich bei Time and Material trotzdem ein Budget festlegen?

Ja. Sinnvoll ist eine Budgetobergrenze mit Informationspflicht: Der Anbieter meldet sich schriftlich, bevor ein vereinbarter Anteil, etwa 80 Prozent, verbraucht ist. Weitere Arbeit braucht dann eine neue Freigabe.

Was ist ein agiler Festpreis?

Ein Mischmodell, bei dem Budget und Zeitrahmen fest sind, der Umfang aber innerhalb klarer Regeln getauscht werden darf. Neue Anforderungen kommen nur hinein, wenn gleich große andere herausfallen.

Kann ich einen Festpreisvertrag vorzeitig beenden?

Beim Werkvertrag kannst du nach § 648 BGB jederzeit vor Fertigstellung kündigen. Der Anbieter behält dann aber seinen Vergütungsanspruch abzüglich ersparter Aufwendungen. Für den noch nicht erbrachten Teil wird ein Anspruch von fünf Prozent vermutet.